Gestire al meglio la posta Internet
Come rendere produttiva la gestione della posta elettronica? Dipende, chi non deve gestire grandi volumi di corrispondenza, potrà probabilmente sopravvivere utilizzando la gestione della messaggistica messa a disposizione dalla versione 4 di Netscape Communicator. Se tuttavia desiderate trarre il meglio da quella che è forse la funzione più utile di Internet, non potrete permettervi di ignorare un programma di posta elettronica dedicato. Ad oggi i programmi dedicati alla gestione della posta elettronica consigliabili per un utilizzo professionale sono indicati nella tabella seguente:
(parte del pacchetto Communicator) Azienda Nome pacchetto Prezzo (US$) Mostra elenco risultati Ricerche Supporto Filtri Gerarchia Mailbox Messaggi in HTML
*Versione che mostra banner pubblicitari
Andando oltre la semplice lista delle funzioni dei singoli programmi, vediamo alcune strategie operative che consentono di arrivare ad una gestione ottimale della posta elettronica.
Indice dell’articolo:
È consigliabile non cestinare mai i messaggi di posta elettronica ricevuti, a meno che non si tratti di comunicazioni promozionali o pubblicitarie senz’altro sgradite. Conservare integralmente i messaggi è poco dispendioso in termini di spazio occupato sul vostro HD (dato che si tratta quasi esclusivamente di informazioni testuali ed i computer di oggi possiedono dischi piuttosto capienti) e può essere molto utile per tener traccia di un certo progetto o colloquio e comunque per poter rileggere comunicazioni e note ricevute anche da molto tempo.
Tips:
Conservare centinaia di messaggi sparsi nella mailbox principale (la mailbox è la finestra o cartella dove vengono collocati i messaggi ricevuti) non è davvero il modo migliore per gestirli. Se ricevete regolarmente messaggi aventi lo stesso soggetto o dallo stesso mittente (es. una lista di discussione, i rapporti con un collega di lavoro, le lettere dell’amante virtuale…) potete impostare una mailbox dedicata ad ogni tipologia di messaggio e creare un apposito filtro per collocare i messaggi in arrivo (che rispondono ad un dato criterio) direttamente dentro la loro mailbox.
Io ad esempio ho impostato una mailbox per ognuna delle 7 o 8 persone con cui scambio più frequentemente messaggi, ed altre le ho dedicate ad alcuni progetti particolari che desidero evidenziare.
Tutti i messaggi che ricevo - e che rispondono a quei dati criteri (mittente, soggetto, ecc) - finiscono direttamente dentro le relative mailbox, e tutti quelli che non rientrano in nessuna delle categorie predefinite restano in quella principale, per essere poi controllati individualmente.
Un filtro è insomma un’azione programmata che il vostro software di posta elettronica applica automaticamente ad ogni messaggio che riceverete. Un filtro semplice può muovere i messaggi in una certa mailbox o "marcarli" in un dato modo e con un dato colore, ma esistono possibilità più ampie. Un uso efficace dei filtri permette ad esempio di individuare i messaggi promozionali, (quasi sempre indesiderati), che capita di ricevere via email.
Eudora Pro è probabilmente il programma migliore nella gestione dei filtri, è infatti capace di analizzare un messaggio e proporre automaticamente la tecnica migliore per creare un filtro adatto a tutti i messaggi simili. Outlook Express è anch’esso efficace. Meno completa ma in ogni caso utile è la funzione di filtraggio di Communicator.
Oulook Express 5 possiede un comando dedicato che promette di individuare la posta spazzatura analizzando il contenuto del messaggio. Come immaginabile il comando evidenzia risultati comici, durante il test ha marcato come "indesiderati" i messaggi di due dei miei migliori clienti….
In ogni caso il comando è fortunatamente spento per default e si attiva (volendo) dal menu strumenti -> filtro posta indesiderata.
Tips
I Bit "spazzatura"
Un esempio di utilizzo avanzato dei filtri è anche un’ottima tecnica per individuare i potenziali messaggi spazzatura (catene di Sant’Antonio, pubblicità di siti porno, metodi infallibili per far soldi in breve tempo ecc.). Si tratta di creare un filtro che individui tutti i messaggi che non contengono il vostro indirizzo di posta elettronica nel campo "To" o nel campo "CC". Quasi tutti i messaggi spazzatura rientrano in questa tipologia. Questo filtro dovrà essere eseguito per ultimo (sia Outlook che Eudora consentono di stabilire un’ordine di applicazione di filtri) dato che i messaggi che provengono dalle Mailing List - cui potreste legittimamente essere iscritti – cadono anch’essi in questa tipologia. Applicate quindi i filtri principali per primi (per collocare nelle mailbox giuste i messaggi provenienti dalle mailing), ed applicate questo filtro per ultimo, per muovere i messaggi sospetti in una mailbox dedicata a quelli potenzialmente indesiderati.
Chi accede alla posta elettronica da più luoghi (ad esempio dall’ufficio e da casa o da un computer portatile o palmare) potrà designare un solo computer come "master", ed effettuare l’archiviazione nelle mailbox personali solamente da quel posto. Prendendo la posta da tutti gli altri computer potrà (impostandoli come "sleave") procedere comunque alla lettura dei messaggi, senza perderne l’archiviazione nel computer master.
Se ad esempio vorrete definire come master il computer di casa, dovrete impostare le preferenze dei computer "sleave" (lavoro o portatile) per "lasciare la posta sul server" e configurare poi il computer di casa per cancellare i messaggi dal server una volta letti. Così facendo, il vostro computer principale (casa) avrà sempre una copia aggiornata della vostra posta, ma potrete al tempo stesso leggere ed inviare i messaggi da qualunque altra postazione.
Tips:
Archiviazione intelligente
Presto o tardi, vi troverete ad avere troppi messaggi in mailbox, infatti, le cartelle delle mailing list e quelle dei vostri più assidui "amici di tastiera" diventeranno ben presto ricolme di messaggi.
Occorre resistere alla tentazione di distruggerli in maniera indiscriminata, è infatti molto più intelligente procedere ad una loro archiviazione ragionata.
Eccovi una buona tecnica: create una nuova cartella di posta (mailbox) e nominatela con la data dell’archiviazione ed eventualmente il nome del mittente, del progetto o della mailing list che vi archivierete (es. Powerbook_List 23/09/98). Ordinate quindi i messaggi della mailbox da "alleggerire" per data e muovete quindi nella nuova cartella appena creata i messaggi più vecchi.
A questo punto non vi resterà che copiare la cartella dentro un floppy, un disco rimovibile o qualsiasi altro supporto di backup.
Tips
Si tratta dell’ultimo grido nel campo dei programmi di gestione della posta Internet, i programmi che supportano questa possibilità sono in grado di comporre ed inviare i messaggi di posta anche in formato HTML. Si tratta a nostro modesto avviso di una operazione comunque discutibile, prima di tutto perché sebbene possa essere più elegante graficamente, un messaggio composto in HTML "pesa" molto più in termini di spazio occupato rispetto ad messaggio composto come semplice testo, e poi perché un simile messaggio presuppone che anche il destinatario possieda un programma di gestione posta in grado di visualizzare i messaggi così codificati. Il che non è sempre detto.
In generale è bene essere prudenti e disattivare quest’opzione, che ad esempio Outlook e Communicator hanno attiva per default.
Tips
Allegare un documento ad un messaggio di posta elettronica è una pratica molto comune, purtroppo però non sempre vengono applicate le poche regole che consentono di gestire senza problemi i documenti allegati.
Data la natura stessa della rete un documento deve infatti venire codificato in un certo formato per poter "sopravvivere" ad un trasferimento che potenzialmente lo porterà a transitare su computer e sistemi operativi diversi durante il suo imprevedibile tragitto tra mittente e destinatario. Fortunatamente le ultime versioni dei programmi di gestione della posta (Outlook ed Eudora) sono in grado di gestire la codifica dei file in maniera trasparente.
E’ in ogni caso sempre consigliabile procedere alla compressione del documento prima di inviarlo come allegato. Il software di compressione standard su Macintosh è Stuffit Deluxe (o le sue versioni shareware DropStuff e Stuffit Expander). Ovviamente chi riceve il documento dovrà utilizzare Stuffit Expander per decomprimerlo. Expander è liberamente distribuibile e diffusissimo su Macintosh (tra l’altro viene installato anche da Communicator), ed è disponibile (ma meno diffuso) anche per PC Windows. Se dal Macintosh dovrete quindi spedire un file ad un utente Windows sarà prudente procedere alla sua compressione con un software standard su quella piattaforma: il più noto e diffuso è ZipIt. Sia Expander che Zip It sono disponibili nell’area software del nostro sito.
ZipIt è un programma shareware che permette agli utenti Macintosh di comprimere e decomprimere documenti nel formato di compressione PKZip standard su PC. Solitamente gli allegati ricevuti vengono collocati dal programma di gestione della posta in una directory predefinita. È quindi fondamentale modificare nelle preferenze la posizione di questa cartella in modo da non dover andare a cercare in giro per il disco i files arrivati (Eudora ad esempio colloca i documenti nella cartella "Attachments Folder" dentro "Eudora Folder"). È consigliabile creare una cartella apposita (es. In Arrivo) dovunque nell’HD e impostare il programma di gestione posta per scaricare gli allegati in quella directory.
Gli utenti di Outlook 4.5 e 5 su Macintosh dovrebbero sempre e comunque impostare la codifica del file allegato come "base 64" per la piena compatibilità con il mondo Windows. In OE 4.5 il settaggio è globale e si imposta dalle preferenze, in OE5 la scelta si effettua per ogni singolo messaggio nella finestra che appare quando si decide di allegare un file al messaggio.
In Eudora è prudente usare la codifica MIME per i documenti allegati.
Se il vostro volume di posta supera i 10 messaggi alla settimana e state ancora sopravvivendo con la gestione della posta integrata in Netscape Navigator 3 o Communicator trarrete un vantaggio immediato dall’utilizzo di un software di posta dedicato. Se possedete un Macintosh con PowerPc od una macchina Wintel, Outlook Express è senz’altro il programma consigliabile, è ricco di funzioni, possiede un’interfaccia semplice ed è anche gratuito, il che non guasta davvero…
Eudora Pro può offrirvi qualche vantaggio nella gestione avanzata dei filtri ma è meno flessibile nella gestione dei files allegati, è nella sua ultima versione anch’esso gratuito (anche se pretende di mostrarvi dei banner pubblicitari mentre leggete i messaggi).
Se avete utilizzato - o state tutt’ora utilizzando - Eudora Light 1.5, passate alla versione 3.1, molto più efficiente ed ugualmente gratuita. Anche se non possiede le stesse funzioni di Outlook, risulta comunque semplice da utilizzare. Tra l’altro Eudora Light è il programma più indicato per l’utilizzo con computer non più recentissimi (grazie ai suoi bassi requisiti hardware gira su qualsiasi computer, anche su vecchi MacPlus o 386!).
Se state usando la posta integrata in Communicator, potete in ogni caso cominciare ad utilizzarne le funzioni avanzate come i filtri e le mailbox personalizzate. Se invece desiderate passare ad un software dedicato alla posta, dovrete modificarne le preferenze per fare in modo che Communicator si appoggi al programma esterno piuttosto che al suo modulo interno.
Per far questo su Macintosh sino a OS 8.1 compreso, occorre avviare il programma "Internet Config" situato dentro la stessa cartella dove si trova Communicator, cliccare il pulsante "Helpers", scorrere sino al protocollo "Mailto" ed utilizzare quindi il pulsante "Change" per modificare l’applicazione collegata a quel protocollo. Con il sistema 8.5 o superiore basta indicare qual è l’applicazione dedicata alla gestione della posta nel controllo Internet (nel pannello di controllo). Gli utenti con PC Windows possono gestire i protocolli direttamente dall’apposita finestra dentro le preferenze del browser web o dal pannello di controllo Internet.
La gran parte del software citato in questo articolo è presente e mantenuto aggiornato nella sezione software del nostro sito.